Outlook slaat alle e-mail communicatie op in één groot PST bestand. Dat bestand mag maximaal 2GB groot worden. Het staat ook nog eens op een vrijwel onvindbare plaats op uw systeem, zodat u de groei niet in de gaten kunt houden.

Het bestand is onder Windows 7 terug te vinden op 'C:\Users\'naam'\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst'. AppData is een verborgen map dus ernaar toe navigeren is lastig. Op oudere systemen is de locatie iets anders: 'C:\Documents and settings\'naam'\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst'. Ook hier geldt dat de map AppData verborgen is.

Alle e-mail, inclusief bijlagen van uw persoonlijke mappen worden opgeslagen is dat ene bestand en blijft dus groeien. Het is zaak om dat beperkt te houden om te kunnen blijven e-mailen met Outlook.

De eerste stap is het leegmaken van de map 'verwijderde items'. Alles wat verwijderd wordt na lezen wordt opgeslagen in deze map. u kunt het programma zo instellen, dat deze map automatisch wordt geleegd bij het afsluiten van Outlook. Ga naar menu EXTRA | OPTIES | tabblad Overige en zet het vikje aan (1e regel).

Ook alle e-mail die verstuurd is wordt opgeslagen in de map Verzonden items. Moeten die wel allemaal bewaard blijven? Ook bijlagen, die u hebt verstuurd, worden daarin opgeslagen, maar staan waarschijnlijk ook al in uw documentenmap. Dat is dus dubbelop.

Als e-mails zijn verwijderd, wordt de ruimte in het PST-bestand echter nog niet vrijgegeven. Daarvoor moet het bestand eerst worden gecompimeerd. Klik met rechtermuisknop op 'Persoonlijke mappen' en kies 'eigenschappen'. Klik op de knop GEAVANCEERD ... en vervolgens op de kknop NU COMPRIMEREN. U kunt hier ook de locatie van het PST bestand terugvinden. Outlook is nu geruime tijd niet beschikbaar voor het verwerken van e-mail dus start deze functie bij voorkeur voor een pauze of 's nachts.

LIJST